Thema: Erfassung von Bareinnahmen/-ausgaben und Barbewegungs-Verordnung
Laut Bundesabgabenordnung in der Fassung Betrugsbekämpfungsgesetz 2006 müssen ab 1.1.2007 Bareingänge und Barausgänge in den Büchern
oder in Grundaufzeichnungen, die den Büchern zu Grunde liegen, täglich einzeln festgehalten werden.
Von der Aufzeichnungspflicht betroffen sind auch Abgabepflichtige, die ihren Gewinn
mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder pauschaliert ermitteln.
Die zu dieser Bestimmung ergangene Barbewegungs-Verordnung stellt eine Vereinfachung für kleinere Unternehmen dar. Eine
vereinfachte Losungsermittlung ist aber nur zulässig, insoweit nicht Aufzeichungen (Einzelaufzeichnung) geführt werden, die eine vollständige
Losungsermittlung ermöglichen.
Werden weitergehende Aufzeichnungen (etwa der einzelnen verkauften Produkte oder Leistungen) geführt, sind diese aufzubewahren und
der Abgabenbehörde auf Verlangen (eventuell auch in elektronischer Form) zur Verfügung zu stellen.
Wenn bei der Losungsermittlung die Einzelaufzeichnung der Bareingänge nicht direkt in der Buchhaltung sondern im Rahmen der
Grundaufzeichnungen erfolgt, dienen diese der Dokumentation der in die Bücher übernommenen Tageslosungssumme und unterliegen dann
natürlich ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.
a) Aufzeichnungspflichten
Die Bestimmungen der Einzelaufzeichnung zu erfüllen wird weniger bei den Barausgaben sondern eher hinsichtlich der Bareinnahmen problematisch sein.
Die Aufzeichnung der Bareinnahmen hat jedenfalls chronologisch und geschäftsfallbezogen zu erfolgen.
In der einfachsten Form besteht die Grundaufzeichnung aus einer Barverkaufs-Liste mit Datum und den einzelnen Barverkäufen des Tages. Die sich
ergebende Tagessumme wird in das Kassabuch übernommen.
Wird diese Liste um die verkauften Artikel samt Einzelpreis erweitert, ergibt sich eine geschäftsfallbezogene Strichliste.
Erfolgt etwa in der Gastronomie das Inkasso einer Tischabrechnung zu Teilbeträgen bei mehreren Gästen des Tisches, so kann
die Tischbonierung als einzelne Bareingangsaufzeichnung gewertet werden, wenn der Zeitpunkt der Bonierung,
der Verrechnungskreis (Tisch) und die einzelnen auf die jeweiligen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich sind.
Kommen Automaten zum Einsatz (z.B. Zigarettenautomaten, Getränkeautomaten), ist die Einzelaufzeichnungspflicht gesondert für jeden
einzelnen Automaten zu erfüllen. Festzuhalten sind die Anzahl der verkauften Waren sowie die vereinnahmten Erlöse.
Sofern vorhanden, sind die Zählwerkstände der einzelnen Automaten ebenfalls festzuhalten.
Eine tägliche Entleerung der Automaten ist nicht notwenig, jedoch hat die Ermittlung der Losung spätestens
am Tag der nächstfolgenden Kassenentleerung des Automaten zu erfolgen.
Jedenfalls verpflichtet das Gesetz nicht zur Anschaffung von EDV-Kassen-Systemen.
Kommen jedoch EDV-Kassen zur Anwendung,
müssen die Aufzeichnungen - so wie sämtliche EDV-mäßig erfassten Daten (Schankanlagen, Reserviersysteme etc.) - dem Finanzamt
in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.
Ist die Erstellung einer einzigen Exportdatei pro Jahr nicht möglich, weil Systeme mit begrenztem Datenspeicher verwendet werden,
müssen die Daten in Form von Druckdateien oder Exportfiles gesichert werden, bevor der Speicher überschrieben wird.
b) Barbewegungs-Verordnung
Wesentliche Vereinfachungen gelten für Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen: